사업 이용 실적의 계산

- 사업 이용 실적의 계산

배당 대상 사업에 대한 사업 이용 실적의 계산은 사업 이용 분량 점수집계표 작성에 의한 방법, 이용 확인권에 의한 방법 또는 이용 고배당 온라인자료에 의한 방법 중 농ᆞ축협실정에 따라 선택적으로 실시하되, 실적계산은 조합원과 준조합원 명의의 거래분에 한한다. 다만, 조합원과 같은 세대에 속하는 가족 명의의 거래와 조합원 가족인 준조합원의 경우는 조합원이 이용한 것으로 본다.

 

- 배당금의 지급

배당금의 지급은 현금 지급(계좌입금 포함)을 원칙으로 하며 배당금 지급에 대한 영수증을 필히 징수 보관하여야 한다. 또한 배당실시 후 배당 관련 자료는 10년간 보관하여야 하며 사업이용실에 대한 배당 대상 사업의 결정, 계산 기준, 계산 방법을 운영공개 시 조합원에게 충분히 알려주어야 함은 물론 직원 교육을 강화하여 배당 사무 처리 절차를 숙지시켜 이용 고배당 제도가 조기 정착되도록 하며 이용 고배당을 못 하는 농축협도 사업준비금 계산을 위하여 반드시 사업 이용 실적을 조합원별로 계산하여야 한다.

 

- 문서관리

1) 사무관리의 정의

사무관리란 본조 합의 목적을 달성하기 위하여 가장 적합한 의사결정 및 행동에 필요한 여러 가지 정보를 수집, ᆞ생산, ᆞ정리, ᆞ계산, ᆞ기록, ᆞ보관 전달하는 과정에서 일어나는 업무를 능률적으로 수행하기 위하여 계획하고 실행하며 통제하는 것을 말한다. 2) 문서의 정의 : 문서란 사무소 내부 또는 상호 간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 실행되는 서류(장부, 전표, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 및 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함) 및 사무소가 접수한 모든 서류를 말한다. 3) 문서의 필요성 : 대부분의 사무 활동은“문서로 시작해서 문서로 끝난다.”고 할 정도로 사무 활동에 있어서 문서의 중요성은 크다고 할 수 있다. 문서가 필요한 경우를 간략히 정리하면 다음과 같다. 가) 내용이 복잡하여 문서 없이는 의사전달이나 처리가 곤란한 때

나) 의사표시의 내용을 정확하게 증거로 남겨야 할 때

다) 사무처리의 형식 또는 절차상 문서가 필요할 때

라) 사무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때

일반적인 사무 활동은 문서에 의하여 처리하는 것이 원칙이라고 할 수 있으나 모든 사무 활동이 반드시 문서가 있어야 하는 것은 아니다. 구두, 전화, 메모, 게시판 등의 간이 수단으로도 충분한 의사전달이 가능하지만 처리한다는 등의 이유로 불필요하게 문서화하거나 증빙자료로 남길 필요가 없는 사항을 문서화하는 등의 비능률을 초래하지 않도록 한다.

 

- 문서의 종류

문서는 규정 문서, 지시문서, 공고문서, 비치면서, 민원 문서 및 일반문서로 나뉜다. 가) 규정 문서 : 정관, 규약, 규정, 준칙, 업무방법서 등 규정 사항을 정하는 문서, 나) 지시문서 : 지사 무소 또는 소속 임직원에 대하여 개별적ᆞ구체적으로 발하는 명령이나 일일명령(당직ᆞ출장ᆞ근무ᆞ휴가)등 일정한 사항을 지시하는 문서, 다) 공고문서 : 광고ᆞ공고 등 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서, 라) 비치면서 : 대장ᆞ카드ᆞ전표철 등 일정한 사항을 기록하여 사무소 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서, 마) 민원 문서 : 민원인이 본회에 대하여 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서, 바) 일반문서 : 규정 문서, 지시문서, 비치면서, 공고문서, 민원 문서 이외의 모든 문서, 5) 문서의 성립과 효력 발생 : 문서의 성립, 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 결재권자가 결재함으로써 성립한다.

 

※ 다른 규정에서 이사회의 의결을 얻도록 규정된 문서의 경우는 결재권자의 결재뿐만 아니라 이사회의 의결을 얻어야 문서가 성립됨, 나) 문서의 효력 발생 : 문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 다른 법령 및 공고문서에 특별한 규정이 없는 한 그 공고가 있고 난 뒤 5일이 지난날로부터 효력을 발생한다.

※ 전자문서는 다른 규정에서 특별히 정한 경우를 제외하고는 수신자의 서버에 등록된 때에 그 효력이 발생함

 

- 문서의 작성ㆍ처리

문서의 작성 용지 : 문서의 작성에 쓰이는 용지의 규격은 특수하게 정해진 경우를 제외하고는 가로 210㎜×세로 297㎜(A4)를 사용하고 용지의 색깔은 흰색을 원칙으로 한다. 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다. 2) 문서의 용어 : 가) 문서에 쓰는 글자는 한글 표준어로 가로쓰기한다. 나) 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다. 다) 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ᆞ월ᆞ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시한다. (예 2000. 8. 15.), 라) 문서에 쓰는 시간의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 하되, 시ᆞ분의 글자는 생략하고 그사이에 쌍점( : )을 찍어 시ᆞ분을 구분함을 원칙으로 한다. 3) 기안, 가) 기안의 개념과 종류 : 기안이란 기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말한다. 기안자는 분장 받은 업무에 대하여 그 업무를 담당하는 자가 된다. 기안의 종류는 일반기안, 일괄기안 및 공동 기안이 있고 또 접수 문서를 직접 수정하여 기안하는 수정 기안과 서식에 의한 처리가 있다.

 

-기안의 방법

(1) 일반기안

일반기안이란 어떤 하나의 안건을 처리하기 위해 정해진 기안 용지에 문안을 작성하는 것으로 가장 일반적인 방법이다. 내용은 간단명료하게 1면만으로 처리할 수 있도록 작성한다. 다만 내용이 길어 1면만으로 불가능한 때에는 뒷면 또는 그 기안 용지와 같은 규격 및 지질의 용지를 사용한다. (2) 일괄기안 : 일괄 기안이란 문서의 내용이 서로 관련되어 있는 2개 이상의 안건을 제1안, 제2안 등으로 구분하여 같이 기안하는 것을 말한다. 제목은 각 안의 내용과 성격에 따라 다르게 정할 수 있다. 일괄기안문은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산 등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다. 다만, 발송할 것을 전제로 하는 기안문이 제1안 내부 결재의 내용과 동일한 경우에는 내부 결재 안건을 별도로 작성할 필요 없이 생략할 수 있다. 일괄 기안 시 1개의 문서 중에는 제1안, 제2안 등이 같이 있으므로 보관ᆞ보존ᆞ관리 등을 1건으로 같이 하여야 하므로 성격이 다른 문서는 일괄 기안하여서는 아니 된다.