- 문서의 통제, 발송 및 접수
가) 문서의 통제
사무소장의 명의로 발신하는 문서는 문서 시행 시 문서통제자의 문서심사를 받는다. 문서통제자는 해당 문서를 심사할 때 다음의 사항을 통제 기준으로 한다. (1) 결재권자의 결재 여부, (2) 다른 문서와의 내용상 중복 및 상충 여부, (3) 기안문과 시행문의 일치 여부, (4) 문서번호, 보존기간, 시행문 상의 처리 담당자 기재 여부 등 정형화된 기재 사항의 정확 및 누락 여부, (5) 전결ᆞ대결 구분의 표시 및 착오 여부, (6) 서식의 부합 여부, 용어상 오ᆞ탈자 등 미비 여부, (7) 붙임 물의 붙임 여부, (8) 발신 방법의 지정 여부
나) 문서의 발송
(1) 사무소장의 명의로 발신하는 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍어야 한다. 다만, 전신, 전신 타자, 전화 또는 전산망으로 발신하는 문서에는 직인을 찍지 아니하며, 동일한 문서를 인쇄하여 여러 계통사무소에 발송하는 경우와 경미한 내용의 문서에는 직인 날인을 생략할 수 있다. 직인 생략 시는 기안문 및 시행문의 발신 기관명 위에 직인 생략을 표시한다. (2) 문서는 보통우편으로 발송함을 원칙으로 하며, 내용이 중요하거나 권리ᆞ의무에 관계되는 문서는 인편, 등기우편, 내용증명우편 등 발송 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송한다. 모사전송, 전신 또는 전산망 등의 방법으로 문서를 발신하는 때는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 기안문과 함께 보관한다. 발송 사실을 증빙할 필요가 있을 경우 모사전송내역표를 출력하여 보관한다. (3) 전자문서는 문서통제자가 정해진 문서 수발함을 통해 발신함을 원칙으로 한다.
다) 문서의 접수처리
(1) 문서는 처리과에서 접수하여야 하며 문서과에서 직접 받은 대외문서는
바로 처리과에 인계하여 접수하게 하여야 한다. 당직 근무자가 문서를 받은 때에는 다음 정상 근무 시각 직후에 문서과에 인계하여야 한다. (2) 접수문서는 문서의 두문 오른쪽 여백에 접수인을 날인하고 기록물 등록대장(접수)에 기재한다. (3) 처리과의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리 담당자에게 인계하고, 처리 담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자 문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 그리고 해당 공람의 결재권자는 문서의 처리 기한 및 처리 방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정할
수 있다.
라) 경유 문서의 접수처리
경 유문서란 수신기관에 문서를 보내기 전에 소정의 경유기관을 거치게 된 문서를 말한다. 경유 문서는 따로 문건을 작성하는 것이 아니라 수신기관에 보내질 문서(시행문) 그 자체를 경유기관에 먼저 보내고 경유기관에서는 그 문서(시행문)를 검토한 후 검토 의견을 붙여 수신기관에 보내게 된다.
마) 문서의 반송
문서과는 접수한 문서가 당해 사무소의 소관이 아니거나 형식이 불비한 경우에는 발신처에 이를 반송할 수 있다. 처리과는 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 바로 이를 문서과에 반송하여야 하며, 문서과는 그 문서를 즉시 재배부하되, 소관부서가 분명하지 않을 때는 문서통제자가 지정하는 처리과로 보낸다.
- 문서의 보관ㆍ보존
1) 문서의 편철
가) 처리가 끝난 문서는 별도의 서식에 의하여 완결일자순으로 최근 문서가 위에 오도록 묶는다. 수개의 문서가 내용상으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리ᆞ완료된 때에 완결ᆞ경과 기안ᆞ기타 문서의 순으로 최근 문서가 위에 오도록 하여 1건으로
묶는다. 제목은 대표하는 기능의 명칭을 적되, 필요한 때에는 부제목을 적는다. 나) 문서는 기능ᆞ보존기간 별로 분류하여 200매를 기준으로 철한다. 그러나 다소 기준에 넘거나 모자라도 상관없으며 동일 기능에 속하는 문서의 양이 적어 기능별로 문서철을 만들기에 부적합한 경우에는 같은 보존 기간별로 다른 기능을 통합하여 문서철을 만들 수 있다. 또한 기능별로 분류 시 문서의 양이 많아 1개의 문서철로 편철할 수 없을 때는 지역별ᆞ인, 명별ᆞ기관별ᆞ월별 등으로 구분하여 수개의 문서철로 나누어 철할 수 있다. 다) 문서철 앞표지 뒷면에는 색인목록을 작성하여 붙이고, 문서철 내의 면 표시는 문서의 아래 왼쪽에 일련번호를 밑에서부터 위로 적는다. 편철된 보존 철에는 보존 기간별 색 표시를 하여 별도 서식의 등분임을 한다.
※ 보존 기간별 색 표시
- 적색 : 영구, 반영구, 20년 - 청색 : 10년
- 검은색 : 5년, 3년 - 백색 : 1년
2) 문서의 보관 : 문서의 보관이란 문서를 처리ᆞ완결한 날이 속하는 연도의 말일까지 처리과에서 보관하는 것을 말한다. 나) 보관 방법 : (1) 문서는 서류함(파일, 캐비넷 또는 이에 준하는 것)에 보관하며, 장부 전표 등은 서고에 보관한다. (2) 문서보관 서류함에는 보관 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 배열하고 별도 서식의 색인표를 작성ᆞ비치한다. 3) 문서의 보존 : 문서의 보존이란 보관이 끝난 문서를 정해진 기간(보존기간)에 따라 폐기하기 전까지 관리하는 것을 말한다. 나) 문서 보존의 구분 : 문서의 보존은 처리과의 보존과 문서과의 보존으로 구분한다. (1) 처리과 보존 : 문서 보존기간의 기산일로부터 2년간 처리과에서 관리하는 것, (2) 문서과 보존 : 처리과 보존기간(2년)이 지나 문서과로 이관된 후부터 문서가 폐기될 때까지 문서과에서 관리하는 것, 다) 보존문서의 이관 : 처리과에서는 문서를 2년간 자체 보존한 후 보존기간이 2년을 초과하는 문서를 문서과로 이관한다. 이때 별도 서식의 보존 문서 대장 겸 인계서 2부를 작성하여 1부는 자체 보관하고 다른 1부는 대상 문서와 함께 문서과로 이관한다.
라) 보존문서의 관리 방법 : 문서는 생산 부서, 보존기간, 생산 연도 및 문서분류 번호별로 보존하며 보존문서의 현황을 파악하기 위하여 문서과 및 처리과에 보존 문서 대장 겸 인계서를 각각 비치한다. (2) 문서의 대출 : 문서과에서 보존 중인 문서는 7일의 범위안에서 대출할 수 있으며 대출할 때는 별도 서식의 대출기록부에 대출 상황을 기록ᆞ유지한다. (3) 전자문서의 보존 : 전자문서는 서버에 저장 보존한다. 다만, 보존기간이 20년 이상인 전자문서는 컴퓨터 파일과 장기 보존할 수 있는 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 한다. 이때 그 내용이 멸실ᆞ분실ᆞ도난ᆞ유출ᆞ변조 또는 훼손되지 않도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.