공동 기안

- 공동 기안

공동 기안이란 2개 이상의 부서의 장의 결재를 받아 공동의 명의로 기안하는 것을 말한다. 이때 그 문서의 처리를 주관하는 부서가 기안하고 기안부서장의 결재를 받은 후 관련 부서장의 결재를 받아 공동명의로 시행한다. 이 경우 문서번호는 당해 문서 처리 주관 부서의 문서번호를 사용한다. 발신 명의의 표시는 주관부서장의 명의를 맨 위에, 그다음에 관계부서장의 명의를 표시하되, 관계부서장이 2 이상인 경우 관계부서장이 동일 직급일 때에는 직제규정에 의한 직위 순위에 따라 표시하고 동일 직급이 아닌 때에는 상위직급 부서장의 명부터 표시한다.

 

- 수정 기안

수정 기안은 수신한 문서에 간단한 수정을 하거나 필요한 사항을 추가하여 기안하는 것으로 일반기안문을 다시 작성하는 번거로움을 피할 수 있는 기안 방법이다. 일반적으로 상급사무소의 일상 업무에 관한 경미한 내용의 문서에 대하여 그 문서의 일부분을 수정하여 하급사무소에

다시 통보할 경우에 활용한다. (5) 서식에 의한 처리 정기 보고 또는 수시 보고, 경미한 사항의 승인, 증명서 교부, 비치면서 및 일상 사무에 반복하여 계속 사용하는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고, 기안문 및 시행문에 갈음할 수 있도록 문서번호ᆞ수신기관 및 시행일 등의 항목을 넣어 인쇄한 용지를 사용하여 사무처리를 할 수 있으며 이와 같은 사무처리 방법을 서식에 의한 처리라고 한다. 4) 기안문의 검토와 합의가 있다. 기안자는 기안문의 형식과 내용을 확인한 후 결재권자의 결재를 받기 전에 보조자의 검토를 받아야 하며 기안문의 내용이 다른 부서(사무소)의 업무와 관련이 있을 때는 협조(합의)받는다. 이때 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직명을 쓰고 서명 또는 날인한다. 합의 시는 합의 자가 서명 일자를 기재한다. 관련 사무소장의 협조 서명을 받고자 할 때는 사전에 관련 업무를 담당하는 보조자와 협의한다. 나) 의견의 표시기안문에 대한 검토 또는 협조 시 그 내용과 다른 의견이 있는 경우 당해 문서의 여백 또는 별지에 그 의견을 표시하고 기안문의 해당 서명란에 의견붙임이라 쓰고 의견을 표시한 곳에 서명하거나 도장을 찍는다. 이는 결재권자가 결재할 때 참고할 수 있도록 하는 것이다.

※ 기안문을 검토 또는 결재함에 있어서 기안내용의 일부를 수정 또는 변경하고자 하는 때에는 그때마다 기안문서를 다시 작성하는 것이 아니라 원래의 기안문에 수정ᆞ변경사항을 기재하여 그대로 검토ᆞ결재함으로써 불필요하게 같은 문서를 여러번 작성하지 않도록 한다.

 

- 결 재

가) 결재의 의의 : 결재란 당해 사안에 대하여 기관의 의사를 결정하는 권한이 있는 자의 의사결정을 얻는 것 또는 그 의사를 결정하는 것을 말한다. 즉 문서의 내용인 일을 처리하기 위하여 최종적인 권한을 가진 결재권자에게 승인 또는 시행여부의 결정을 얻는 것을 말한다. 나) 결재의 종류와 방법

(1) 결재 : 결재란 규정에 의하여 소관사항에 대하여 기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자(결재권자)가 직접 그 의사를 결정하는 것을 말한다. 결재자는 지워지지 않는 필기도구로 결재란에 서명을 하거나 도장을 찍고 결재일자를 적는다. (2) 전결 :전결이란 사무내용의 경중에 따라 결재권을 위임받은 보조자가 행하는 결재를 말하며 전결사항은 직제준칙(전결기준)에 따로 정하도록 되어 있다. 이 경우 기안용지의 보조자란 중 전결하는 자의 서명란에 정해진 “전결”표시를 하고 전결권자가 결재란에 서명한다. (3) 대결 : 대결이란 결재권자가 휴가ᆞ출장 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다. 대결시는 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명한다. 대결한 문서중 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고(구두보고, 메모보고 등)하여야 하며, 이 경우 원 결재권자가 보고를 받았다는 뜻으로 서명을 할 필요는 없다. ※ 비대면결재(서면결재) 및 전자결재의 활성화결재는 결재를 받는 방법에 따라 대면결재와 비대면결재로 구분할 수 있는데 대면결재는 기안자 등이 직접 결재권자와 대면하여 결재를 받는 것을 말하며 비대면결재는 문자 그대로 결재권자의 결재함, 비서(실) 또는 통신망을 연결한 컴퓨터 등을 이용하여 결재를 받는 것으로 전자를 서면결재(일괄결재)라 하고 후자를 전자결재라 한다. 대면결재는 조직의 규모가 작거나 기획업무 또는 창의적 기안문의 결재에 적합하지만 결재대기 시간의 낭비, 결재권자의 업무 방해 등 비합리적인 측면이 최근 많이 지적되고 있다. 이에 대한 개선방안으로 지정시간 결재방식과 비대면결재의 서면결재(일괄결재)방식을 활성화하는 방안이 있으며, 또한 본회에서도 도입 운영중인 전자문서의 전자결재방식을 적극 활용하는 방안이 있다. 비대면결재시 결재권자가 기안문에 대하여 의문점이 있으면 전화 또는 구두로 기안자로부터 보충 설명토록 할 수 있다. 이러한 결재방식들을 적절하게 사안에 따라 운영하여 신속한 의사결정 및 효율적이고 합리적인 사무처리를 하여야 할 것이다. 6) 문서의 등록 및 시행문의 작성, 가) 문서의 등록 : 결재가 끝난 문서는 결재일자의 순서에 따라 기록물등록대장(생산)에 등록하여 문서번호를 부여한다. 문서등록번호는 연도별 일련번호로 하고 내부결재문서인 때에는 기록물 등록대장(생산)의 수신자란에 “내부결재”라 표시한다. 기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고서 등의 문서는 그 문서의 표지 왼쪽 위의 빈칸에 문서등록의 표시를 하고 문서번호, 보존기간, 결재일자 등을 적은 후 등록하여야 한다.

※ 문서에 사용되는 번호

- 누년 일련번호 : 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호

- 연도별 일련번호 : 매년 새로 시작되는 일련번호(일반문서에 사용)

- 연도표시 일련번호 : 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호(공고문서에 사용, 예 : 2000-1) 나) 시행문의 작성 : 결재를 받은 문서중 발신을 하여야 하는 문서는 수신자별로 시행문을 작성한다. 서식으로 된 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 그 문서의 발신명의란에 직인을 찍어 시행할 수 있다. 또한 시행문을 작성할 때 수신자가 필요시 이용할 수 있도록 우편번호ᆞ주소ᆞ 처리 담당자 등을 정확히 기재하여야 한다. 이 경우 처리담당자는 기안자로 함을 원칙으로 한다.