문서의 폐기

- 문서의 폐기

사무소장은 보존기간이 지난 문서를 “문서 폐기 심의회”의 심의를 거쳐 폐기한다. 문서 폐기 심의회는 문서의 보존 가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 직원으로 구성함을 원칙으로 한다. 2) 폐기 시기 : 문서는 그 보존기간이 지난해의 익년도 2~3월 사이 문서정이 기간에 폐기한다. 다만, 특별한 경우에는 수시로 폐기할 수 있다. 3) 폐기 방법 : 가) 폐기 대상 문서는 천공, 분쇄ᆞ, 용해ᆞ, 소각ᆞ, 매각 등의 방법으로 폐기하여야 한다. 나) 폐기문 서중 전표ᆞ증서류ᆞ권리서류 및 주요장부 등을 포함하여 사무소장이 중요하다고 인정하는 문서는 그 원형을 파기하여야 한다.

 

- 사무기계화 추진

가. 사무기계화의 의의

조직의 규모가 확대되고 그에 따라 기업활동이 활발해지면 사무량의 증가는 당연히 수반되며 또한 사회가 발전하고 고도화됨에 따라 정보량의 증가와 양질의 사무 서비스가 요구되는 것은 필연적이다. 한편 사무기계를 이용하여 이와 같은 사무량 증가에 적절히 대처하고 업무처리에 필요한 각종 정보를 대량, 신속, 정확하게 처리ᆞ분석하여 제공함으로써 효율적인 경영활동 지원과 사무 활동의 능률화를 기하여 사무의 생산성 향상을 추구하는 일련의 사무관리 수단을 사무기계화라 할 수 있으며 이는 또한 사무개선의 주요한 한 분야가 된다. 나. 사무기계화의 목적 사무의 생산성 제고를 위한 기계화의 목적을 세분하면 다음과 같으며 사무기계화를 추진하는 경우에도 본 목적을 항상 염두에 두고 추진하여야 할 것이다. 1) 사무경비의 절감, 2) 노력 및 인력의 절감, 3) 사무의 신속, 정확과, 4) 작업사무의 집중관리 및 단조성(單調性) 해결

5) 사무형식 및 체계의 통일, 사무기계화의 단계: 사무의 기계화는 대상 기간의 사무 내용과 종합적인 관리상태를 검토하여 단계적으로 실시하여야 한다. 사무의 기계화 단계는 그 요구 정도에 따라 크게 다음과 같이 분류할 수 있다.

1) 사무처리의 기계 대체 없이 사무의 표준화 및 정형화로 업무 능률을 제고시키는 단계

※ 사무자동화의 개념

사무실에서 발생하는 각종 정보를 컴퓨터 처리를 통한 전산화와 컴퓨터 처리가 곤란하거나 컴퓨터 활용 효과가 적은 비계 수 정보 분야에 대하여 컴퓨터 기술, 통신 기술, 시스템과학 등을 이용하여 사무의 합리화 및 효율화를 통한 사무의 생산성 제고를 기하는 일련의 과정

2) 부분적인 기계화 단계 : 쓴다, 운반한다, 계산한다는 둥 개개의 수작업 또는 부분적인 단순 작업을 개별적으로 단기 능에 적용해 인간의 숙련을 기계에 이전하는 단계

3) 종합적인 기계화의 단계

일군의 기계를 조직적, 체계적으로 조합하여 작업 동작과 두뇌 적 판단 요소까지를 기계에 이전하는 단계, 4) 사무자동화(OA : Office Automation) 단계 : 사무 제도 및 흐름을 분석하여 부문별 사무기계의 시스템화를 이루는 단계, 라. 사무기계의 종류 및 주요 기능 : 사무기계의 종류는 통상 1,000여종에 달하고 있으나 현업 및 일반 사무처리 과정에서 활용도가 높은 주요 사무기계를 열거하면 다음과 같다.

 

- 사무기계 선정 보급

1) 보급기종 선정

사용할 사무기계의 기종 선택을 위해서는 사전에 사무체계, 사용 장표의 설계, 기계의 사후 관리체제 등 종합적인 검토가 이루어져야 한다. 특히 본회와 같이 조직이 방대하고 다양한 업무체계를 이루고 있는 기관에서는 더욱더 사무기계의 표준화가 요구된다고 할 수 있다. 이러한 관점에서 사무기계 및 관련 사무체계의 표준화가 용이하고 구입 절차와 사후관리가 편리하도록 표준기능을 가진 기계를 보급기종으로 선정, 사용하고 있다. 3) 사무기계의 구입 기준

가) 보급기종으로 선정된 기계, 사무소별 배치 기준에 의거 회계연도 사업계획에 반영한 후 계획대로 구입 조치, 나) 보급기종 이외의 기종 : 사무기계 기종 심사 신청서에 의거 기종 선정 업무 주관 부서에 신청하여 소정 절차를 거쳐 구입

 

- 사무기계의 사용관리

사무기계화를 위하여 필요한 기계의 적극적인 도입 확충도 중요하지만 특성, 이용 방법, 조작기술 등을 숙지하여 활용도를 제고하고 사후관리의 철자로 노후 예방 등 이용률 및 경제성을 높일 수 있도록 사후관리 측면이 더욱 강조되는 데 기본적인 사항을 열거하면 다음과 같다. 1) 전담 사용관리자 지정 운용, 가) 전담 사용 관리자를 지정하여 사무기계 등록부에 비치하고 가동상태, 손질 상태, 부속품 교체 필요성 등의 정기 점검과 신속한 대책을 강구한다. 나) 공용 목적 이외의 사용, 고장상태의 장기 방치 및 사장을 예방한다. 다) 담당 직원의 사용법 숙지는 물론 담당 직원의 변경 시에는 교육 및 조작설명서 등의 인수인계에 철저히 한다. 2) 사무기계 사용 및 관리 요령의 숙지

가) 사무기계의 사용 요령

(1) 작동 순서와 조작 요령을 정확히 숙지한 후 사용한다. (2) 무리한 충격과 고열, 습기를 피한다. (3) 전원사용 장비는 전압의 변동이 심하지 않도록 조정한다. (4) 사용 도중에는 전원을 끄지 않고 사용 후에는 반드시 전원코드를 뽑는다. (5) 간단한 청소를 수시로 실시한 후 사용한다. (6) 가연성 용액 등은 화기를 주의한다. (7) 사용 도중 이상이 발생하면 즉시 사용을 중지하고 기계를 잘 살핀 다음 응급조치를 한다. (8) 고정하여 사용하는 장비는 적당한 높이(70~80cm)의 책상이나 받침 위에 수평으로 설치하여 사용한다. (9) 고정설비 장비는 사용 공간을 충분히 확보하여 설치, 사용한다. (10) 회전 부분과 마찰이 많은 부분에는 때때로 기름을 쳐준다.

-사무기계 관리 요령

(1) 기계를 사용하지 않을 때는 반드시 덮개를 씌우거나 보관함에 넣어 먼지가 들어가지 않게 한다. (2) 특히 습기가 많은 장소에서 보관하거나 설치하여서는 안 된다. (3) 방열, 방습에 유의하고 적정온도를 유지한다(18℃ 이내), (4) 직사광선이 비치는 장소는 피해야 한다. (5) 유독가스가 생기는 곳 주변은 피해야 한다. (6) 다음에 다시 사용하기 편한 상태로 보관한다. (7) 먼지와 기름을 때때로 닦아준다. 3) 기계의 사후관리 및 불용처분 : 가) 고장 기계의 수리 : 기계가 작동하지 않을 때는 사무기계 기본 사용 및 관리 요령 등에 의하여 일차적으로 점검한 후 고장으로 판명될 경우는 제조회사 또는 취급점에 직접 연락하거나 A/S망에 연락하여 수리토록 한다. 나) 불용처분 대상 미사용 기계, (1) 훼손 또는 마멸되어 수리하여도 원래 목적에 사용할 수 없는 기계, (2) 수선비가 과다하게 소요되어 신품 구입이 예산 절감 효과를 가져오는 기계, 다) 불용처분 대상 기계의 조치 : 불용처분 기계 중 내용연수가 지난 기종은 사업계획에 처분계획을 반영하여 처분한다.